VUCA时代,敏捷团队如何提升效能?

2021-10-30 10:00:00
陈庆敏
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先从一个故事开始:


三周前接手了一个项目,一把手坚定支持并亲自推进,需求清晰明确且已文档化,合作各方已拉通目标且达成一致,三周后的今天,一把手换人了且目标需要修正,需求的内容和优先级需要推翻重来,新加入了三个合作方各有各的诉求,管理复杂度迅速提升……


可能很多人,尤其是 敏捷项目管理者对上述场景并不陌生。


这个变化给项目带来的挑战是:

  • 投入的时间和资源浪费了,如何挽回?
  • 变化带来不确定性,如何在管理中减少风险?
  • 变化同时带来了管理的复杂度,作为管理者,如何迅速带领团队理清思路?
对于管理者来讲,面临的考验是:计划打破了,不确定性产生了,但是还是要按时交付同等的工作内容。


宝洁公司(Procter & Gamble)首席运营官罗伯特·麦克唐纳(Robert McDonald)用一个军事术语描述了这个时代:“这是一个 VUCA 的世界。VUCA 指的是不稳定(volatile)、不确定(uncertain)、复杂(complex)、模糊(ambiguous)。”


用一句话概括就是,我们所处的这个时代,任何事情都在变化,随时都有改变发生,即使是以拥抱变化著称的敏捷团队,身处多变的环境,也需要不断优化管理,应对变化。而应对变化最强有力的手段之一便是提高团队效能。


丹·平克在《驱动力》一书里认为,


“要打造一个高度参与和有积极性的团队需考虑三个关键因素:首先,在整个团队内要有一种共同的使命感;其次,人们必须从他们的领导者那里获得授权,可以自主地工作来实现团队目标;最后,人们需要空间和机会去精通他们的领域,而不是仅仅学习如何做到‘ 刚好’。”


这里的高度参与和有积极性的团队便是高效能团队的特征,这几个关键因素反映到团队管理上,使命感是目标,自主工作是动力,精通所在的领域是能力,所以,要发挥高效能的状态,团队必须有目标,有动力,具备实现目标的能力。

目标指的是团队因何存在,团队打造的项目因何存在,不同的项目可能追求不一样的目标,比如满足功能、效率提升、增加用户数量、质量过硬、打造业界影响力、采纳实践新技术,等等,都可能是团队的目标或者团队阶段性的目标。


动力指的是团队自主选择何种方式工作,不是自上而下的命令,而是团队共同决定的结果,比如沟通方式、合作方式、流程工具等的选择,是自组织团队选择的管理方式。
能力指的是做这件事情,团队能不能做得好,做得快,做得专业。

总结一下,目标是团队“想不想”,动力是团队“愿不愿”,能力是团队“能不能”,团队只有想做这件事情,自愿做这件事情,有能力做这件事情,团队才能发挥高效能的状态。


再来看看缺少某个关键因素会出现什么情况,假设团队有目标和能力,但是动力不强,此时团队被动做事,积极性不高,所以做起事情来便会效率低。


假设团队有动力和能力,但是缺少目标或者目标不清晰,则团队做起事情来因为不知道哪个方向是对的,所以会走很多弯路,不断的推翻重来,所以会浪费多。


假设团队有目标和动力,但是不具备能力,则团队没有产出或者产出的结果不能满足要求,所以会质量差。


进一步证实了高效能团队必须同时具备目标、动力和能力三个关键因素。


那么敏捷团队是如何管理团队目标、挖掘团队动力、建设团队能力的呢?从四个方面进行分析。

1.敏捷团队的特点 - 为应对变化而生


敏捷的管理方式近年来之所以越来越受到欢迎,是因为敏捷一些实践和管理活动能很好的适应变化,有这样几个特点是敏捷项目所特有的:
  • 敏捷项目的优先级随着阶段性计划的清晰不断调整,保证了资源的有效利用;
  • 敏捷项目通过短周期的迭代计划代替长周期的项目计划,最大限度的保证快速产出结果,验证结果;
  • 一旦有变化发生,能够在短周期的计划里快速得到分析和应对,降低了变化被滞延带来的风险;
  • 每个迭代自成闭环又不断优化,保证了产出结果的最优。
简单总结一下,敏捷团队不是减少变化,而是将变化当成日常管理的一部分,和变化和平共处,适应性共生。

2.管理目标 - 清晰一致透明


敏捷项目一个很大的特点,就是管理透明,对于目标的管理尤其追求透明化,在管理目标的时候,有如下四个原则:
  • 目标清晰:清晰的项目目标是团队努力的方向,清晰的目标有利于资源的集中和指导优先级的调整;
  • 及时调整:因为不确定的存在,目标在管理的过程中需要及时调整,使其反映变化的影响和新的需求;
  • 理解一致:团队成员对目标理解一致,能有利于促进合作、避免冲突、减少沟通成本和降低模糊性;
  • 可视 :可视化是目标的展示形式,能反映目标的实现程度,可视化的进展状态对团队也是一种激励。
总结一下,敏捷团队为了统一团队努力的方向,在目标管理上必须做到清晰一致透明。

3.提升能力 - 快速应对不确定性带来的挑战


传统的软件 项目管理中,团队成员的能力和角色绑定,角色和特定的技能绑定,当项目中有新任务产生或者成员离职,团队依赖外部提供资源供给,等待的成本高,当项目管理过程中出现瓶颈,则又会出现资源等待任务,出现浪费,由角色定义的能力大大降低了团队合作的效率。


和传统的能力管理不同的是,敏捷团队提倡由能力标签定义角色,基于团队目标定义所需的能力,团队成员根据自己所承担的任务选择不同的能力标签,成员和能力标签多对多的关系,也就是说,同一个角色,可能选择多个能力标签并相应的去建设几种能力,同一种能力可以在多个团队成员身上体现,这样设置的好处是,在关键时刻团队成员可以互相补位,发展多样化的能力也有利于团队成员的职业发展,互相合作和补位的方式能极大提高合作的效率,进而能够快速应对外来的变化。


4.挖掘团队动力 - 自组织团队管理方式选择


敏捷项目的团队推崇自组织,自组织团队通常会自主选择合作的流程、工具、纪律和文化。

  • 流程是为了保障信息透明和团队协作的流程,比如自主决定开发流程、沟通流程、决策流程、会议流程等;
  • 工具指的是团队选择的用来给项目带来效率提升的工具和实践,比如任务跟踪管理工具,自动化测试工具,沟通管理工具,敏捷实践活动等;
  • 纪律是团队作为整体为了更好的合作而达成关于奖惩的共识,有关于行为的、关于冲突的、关于协作的、关于违规操作的等等;
  • 文化是将团队凝聚在一起的价值观和行为准则,比如以客户为中心,拥抱新想法,贡献分享,价值共享等等。
总结一下:提升效能是敏捷团队为了应对变化带来的挑战而采取的有效手段,为了保证团队发挥高效能,团队必须具有清晰一致透明的目标,必须挖掘动力通过自组织的方式进行管理,必须建设多样化的能力完成任务。团队目标回答的是“要不要”,团队动力回答的是“想不想”,团队能力回答的是“能不能”,只有三个因素具备,团队才具备了高效能,而高效能回答的是团队做的“快不快”的问题。
研究发现,积极的团队环境有助于减少事故,降低团队成员的管理成本,与那些不在积极团队中的成员相比,该项成本降幅可达50%,因为高效能的团队具备一种完成更多工作,并能更快发现问题的集体智慧。
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