看板方法论如何改善你的团队

2020-07-03 14:02:33
yanruiyu
翻译:
Lucidchart
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摘要:1940年代的丰田汽车制造厂和现今许多软件公司的共同点是什么:相信很多人都有了答案:看板。


1940年代的丰田汽车制造厂和现今许多软件公司的共同点是什么:相信很多人都有了答案: 看板

看板方法是什么?

看板 项目管理方法是一种可视化系统,用于管理工作和改善工作流程。它的名字来自日语“看板”,翻译为“视觉信号”。正确使用看板方法有助于消除过程瓶颈并提高工作效率,这就是许多公司将其作为应用敏捷方法的框架的原因。


实际上,开发看板方法是为了改进汽车制造过程。早在20世纪40年代,丰田想要提高其生产工厂的效率。他们从采用准时制的超市那里得到了灵感。在准时制(JIT)系统中,公司只根据需要生产产品。这个过程对超市很有效,因为他们负担不起仅仅在后面等待的剩余食物。相反,他们采用较为保守的订购方式,以确保补充足够的库存满足需求,而不会订购足够多的产品,造成产品过剩。


考虑到这一点,丰田在工厂中引入了基于卡片的系统,以减少低效率的库存。工厂不再把尽可能多的零件放到手边,导致浪费宝贵的空间,而是开始把每个零件的数量都压缩到更小、更有限的程度。当他们需要更多的零件时,工人们会拿一张看板卡片来指示他们需要补充他们的零件供应,但只能达到极限。通过这种方式,丰田实施了他们自己的准时制系统,并创建了一个精简、高效的流程。


半个多世纪后,软件界改编了丰田公司的看板卡,以创建可行的项目管理方法。2010年,敏捷项目领导网络的创始人David J. Anderson出版了关于看板方法的权威著作《看板:技术业务的成功进化变化》。看板方法之所以大受欢迎,很大程度上是因为它很简单。

看板方法如何工作

看板方法使用过程和工作的可视化来识别和纠正失误。传统上,该板是一个物理对象(通常是白板),团队可以轻松查看,但是现今社会中,虚拟看板越来越受欢迎。

1.创建看板

从最基本的角度出发,看板是由标记明确的列组成,这些列表示未开始的工作,进行中的工作和已完成的工作。这些列可能会进行调整,以更好地适合你的团队流程。例如,可以使用“设计”,“开发”和“质量检查”列,而不是全部使用的“进行中”列。


无论你决定使用哪种具体的行和列,在任何给定时间,所有正在进行的列都必须对其中可以包含的项的数量有显式的限制。当项目在工作过程中移动时,这些项目由看板卡片表示,并在看板的列中移动。

2.创建看板卡片

看板卡片通常是便签、索引卡或其他类似大小的代表一个项目的纸张。你可以在这些卡片上记录相关的信息,例如截止日期、相关的团队成员,或者卡片在看板上移动列的日期。避免冲动包含太多的细节——板和卡片应该主要作为工作的视觉表现,而不是项目细节的记录。

3.使用看板

卡片最初放置在“待办事项”列中,通常称为“待办事项列表”。当项目开始工作时,卡片将移至第一列“进行中”。工作总是通过看板拉出而不是推出(“推”这一动作会在交付团队完成任务时发生,与接收团队的带宽无关,而“拉出”则完全取决于接收团队的带宽)。这种拉取根据每个列的WIP进行。

例如,如果你在dev列中设置了两个项目的限制,那么在只剩下一个项或没有项之前,不能向该列添加任何内容。如果设计已经完成了一个项目,但开发已经满负荷运转,那么项目就会继续与设计打交道,从而造成瓶颈。当开发人员完成一个项目并将其移至下一列时,他们可以从设计中提取一张卡片。

当出现瓶颈时,你的团队应该共同努力克服它们。目前,团队成员可能不得不走出平常的角色,也许需要齐心协力才能完成质量检查。但是,看板方法也关注长期变化。为了有效使用看板,你还必须考虑如何调整流程以防止将来出现瓶颈。

当你的团队将工作流程可视化后,问题将变得显而易见。团队应根据需要调整流程,本质上是通过实验来完善工作流程。你可能需要调整列限制,重新考虑泳道或进行其他更改。

看板的基本原理

在执行上述过程时,请务必牢记这些原则。

1.可视化工作流程

保持看板高度可见,并经常进行更新。对过程的准确可见要求团队及时发现问题并解决它们,此外,看板可视化还可以帮助团队改进沟通方式。

2.限制WIP

为每一列设定在制品数量限制。这一限制有效避免了由于多任务处理或重新排序而造成的效率损失。这个合适的限制数量可能需要花费很多力起才能找到。但是一个常见的经验是,可以先设定两个项目数量为限制,然后再去探索更为合适的在制品数量。

3.不断改进

看板方法致力于实现改善或持续改进。你应该使用看板来识别这个问题并加以更改,从而解决问题。一些用户认为看板更准确地说是一个过程细化系统,而不是一个项目管理系统。

看板的基本做法

如果你决定将看板方法整合到项目管理中,请查看以下四个步骤,以确保此工作流程能够提高团队效率。

1.制定明确的流程策略

看板方法仅在团队中每个人都知道其功能的情况下才有效。定义WIP后,让所有流程呈现在看板上面。确保所有团队成员都了解工作是如何通过看板进行的,并为解决瓶颈建立期望。

2.管理流程

不要简单地可视化你的工作流程,而是对其进行管理。定义重要的度量标准,例如项目在董事会中移动需要多长时间,并使用这些度量标准来改进你的流程。当你发现某一环节出现错误时,请采取适当的措施防止将来出现同样的问题。

3.使用反馈循环

定期检查看板上的数据。在规定的时间(例如,每两周一次)以及每当董事会出现明显问题(例如瓶颈)时进行一次审查。定期反馈可确保持续改进。

4.协同改进

看板方法发挥作用在很大程度上依赖于团队的合作。因此,与团队成员合作一起解决问题。可能这些问题仅靠产品经理一人是无法发现并解决的,因此团队成员的合作能够使这一流程正常进行。

看板方法的好处

遵循以上原则,你将获得什么?看一下看板方法的一些好处。

  • 简单

看板方法几乎不需要任何入门,只需看板和卡片即可。如此低的启动成本使得实施看板方法变得非常容易。同样,系统的简单性使你的团队成员更有可能理解并适当使用它。

  • 适应性

看板方法可以与多种团队和多种流程协同工作。实际上,除其他系统(例如瀑布项目管理)外,许多团队都能够使用看板方法。列的灵活性允许看板适应团队的工作流程,而无需删除任何现有系统。

  • 灵活性

看板方法对于优先级不稳定的团队很有效。虽然WIP限制必须保持不变,但可以在不影响工作流的情况下,根据需要重新组织待定列。因为新的工作总是从列的顶部开始,所以你可以把最重要的工作放在顶部,以确保下一个工作得到处理,而不会影响任何正在进行的工作。

  • 效率

限制WIP使团队不会因多任务处理而忽略了效率。尽管有些领导担心给定时间内进行的项目数量会减少,但许多团队发现限制WIP有助于他们更快地交付工作。

  • 有效性

由于看板方法侧重于改善工作流程,因此它以其他项目管理系统所没有的方式使你的团队受益。它不仅可以完成项目,还可以更好地完成它们。因此,你的团队也需要不断改进,在减少浪费和加快交付速度的同时推进流程。  

  • 增量变化

看板方法鼓励基于可视化数据的更改,因此你不必进行大范围的更改。相反,可以根据需要对看板进行调整和调整。这种较慢的更改消除了来自团队成员的阻力,并防止你做出严重阻碍工作流程的更改。


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