产品负责人应如何管理各种利益相关者?

2020-09-24 10:05:00
yanruiyu
翻译:
knowledgehut
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众所周知,Scrum中有三个非常重要的角色,分别是产品负责人、Scrum Master以及开发团队。除了这些核心角色,一般Scrum还会让一些利益相关者参与进来。因此,如何协调、管理各个利益相关者,并让项目朝着正确的方向发展对Scrum团队来说是非常重要的。 

在Scrum三角色中,产品负责人最重要的职责之一就是管理这些利益相关者,包括管理他们的需求、利益、冲突等。  

本文主要讨论产品负责人的角色和职责。此外,本文内容还包括:利益相关者是谁,管理利益相关者意味着什么,怎样管理利益相关者,以及管理利益相关者的最佳技巧。让我们先从基础知识开始了解。 

一、管理利益相关者

利益相关者是对产品感兴趣、受到产品影响或参与产品开发的人。也就是说,利益相关者可以是对项目某一方面具有兴趣的任何人,可以是有经济利益相关的人,也可以是投资相关的人,还可以是使用该产品的人。之后我们会再详细叙述这一部分。

管理利益相关者在一个项目的成功与否中起着至关重要的作用。从一开始,就要与利益相关者保持良好的关系,或者说产品负责人可以通过对他们进行管理,以使他们对项目做出积极的回应。

在深入研究如何管理利益相关者之前,让我们先了解一下产品负责人的角色和职责。

1.产品负责人的角色和职责

产品负责人是Scrum团队最重要的人,他“拥有”整个产品,负责该产品的产品愿景。
  • 关键决策者,负责业务的投资回报率;
  • 负责了解客户需求并创建产品待办事项列表需求;
  • 负责管理产品待办事项列表(如优先级确认);
  • 负责在Sprint结束时评审、检查可交付的产品增量;
  • 定期向团队提供反馈,以确保产品开发朝着正确的方向发展;
  • 根据反馈和不断变化的市场需求,细化产品待办事项列表;
  • 最关键的一点,管理利益相关者。
既然我们对产品负责人及其职责有了深刻的了解,那么让我们再了解一下利益相关者吧。

2.了解不同的利益相关者

Scrum中一个著名的“鸡”和“猪”故事就是很好的例子之一,它解释了“鸡”代表的是仅“参与”的利益相关者,而“猪”代表的是产品负责人、Scrum Master和开发团队等角色,这些猪类角色不仅参与其中,还对产品交付做出承诺。有些人不是团队成员但对产品过项目开发及其过程感兴趣,往往这些人会受到项目或产品开发的影响。  
包括:
  • 董事、组织决策者 
  • 最终用户或终端客户 
  • 产品赞助商 
  • 营销团队 
  • 法人等 
在产品开发过程及后期,关注到这些利益相关者并满足他们的所有需求是非常重要的。

利益相关者由不同的人员或角色的组成,其中有一些非常好的利益相关者,他们总是会鼓励团队并提供建设性的反馈。但是,另一方面,一些具有挑战性的利益相关者,他们不支持也不提供任何反馈。 

站在产品负责人的角度,我们看一下如何管理利益相关者。  

3.审查利益相关者的流程  

当我们意识到利益相关者可以是支持者或反对者后,管理这些利益相关者的过程就是利益相关者的管理过程,包括管理他们的期望、沟通、需求等。 

审查流程包括4个不同的步骤,这些步骤包括:

1)确定利益相关者

利益相关者管理过程的第一步是“ 识别”,这可以是参与项目或受项目影响的任何人。让我们划分一下利益相关者的类型:
  • 对项目有影响的人 
  • 对项目有意见或观点的人 
  • 有决策权的人 
  • 希望项目成功的人 
  • 希望项目失败的人 
  • 对团队有影响的人 
  • 可以帮助解决冲突或消除挑战的人 
  • 只是对项目感兴趣的人 
一旦列出并确定利益相关者的类型,就可以根据不同方面对他们进行简单分类,这整个过程就是确定利益相关者。一旦我们了解了它们,就可以轻松地对其进行管理。

2)分析利益相关者

有几种分析利益相关者的方法。我们来看看最重要的两种。第一个是 权力——利益图。 
  • 高权力,高利益
这些利益相关者大多是决策者或关键人物,他们可能会左右项目的成功或失败。因此,在沟通方面,应该让他们积极参与。这些利益相关者非常强势,因此我们必须设法满足他们的每一项要求,否则,如果不满意,他们甚至可以取消这个项目。
  • 高权力,低利益
这种利益相关者具有一定程度的决策能力,但他们对这一项目并不感兴趣。大量的沟通交流会使他们对项目或产品不感兴趣,由于他们缺乏兴趣,因此应尽一切努力使他们满意。
  • 低权力,高利益
这些利益相关者在项目中权力较小,但对项目过程非常感兴趣。它们可能会影响项目,因此要让他们了解整个项目过程的情况。
  • 低权力,低利益
这些利益相关者只是旁观者,并不想参与其中。他们可能不感兴趣,也可能不希望有任何形式的交流。这很重要,只需要看着这些人就好了。

除权力——利益图之外,另一种有趣的方式是对利益相关者进行 SWOT分析

这一种方法是根据利益相关者的优势、劣势、机会和威胁来对其进行分析:他们的优点和缺点是什么?他们将给项目带来什么机遇和威胁? 

3)优先考虑利益相关者

对产品负责人来说,区别优先级就像一项随时都在进行的活动。与他们需要优先考虑待办事项一样,他们也需要对利益相关者进行优先级的排序。在成功识别和分析后,一旦确定了优先级,便可以相应地进行处理。这样,产品负责人就可以制定沟通计划,并能在正确的时间向合适的利益相关者传递正确的消息。

4)与利益相关者合作 

这是审查流程的最后一步。既然之前已经确定、分析利益相关者并对其进行了优先级的排序,那么就该执行沟通计划了。要确定不同的行动计划,无论是进行一对一的对话、会议,还是通过电子邮件进行交流。我们都应该明确并执行计划,同时根据需要让利益相关者进行一定程度的参与,满足他们的期望。

二、产品负责人有效管理利益相关者的5个技巧 

到现在为止,我们知道了如何识别利益相关者,如何对其进行分析以及如何管理审查流程。接下来让我们看看产品负责人可以遵循的一些最佳实践,以有效地管理利益相关者: 
  • 不要对利益相关者一视同仁。我们已经在上文看到有关识别、分析和确定利益相关者优先级的矩阵。对于产品负责人来说,对利益相关者进行区别的对待是非常重要的。
  • 行事带有权威。成为产品负责人是一项重大责任,他是负责企业投资回报率的人。往往责任都伴随着权威,因此扮演“产品负责人”的角色非常重要。这不仅能使产品负责人掌控利益相关者,还可以帮助他们更有效地进行管理。 
  • 预先沟通。毫不犹豫地向利益相关者说“不”。作为产品负责人,为了使项目成功,需要知道什么对项目有利以及什么对项目不利。在需要的时候,为了某些决策和项目的利益,请随时对利益相关者说“不”,坦率一些。 
  • 设定预期。产品负责人必须与利益相关者一起设定期望,这一点非常重要。了解他们需要知道的内容以及他们对项目的期望。
  • 设Scrum Master。产品负责人负责管理利益相关者,但这并不是强制要求产品负责人独自完成所有工作。除产品负责人之外,还可以增设Scrum Master。Scrum Master可以提供各种过程方面的支持,最终可以帮助产品负责人更有效地管理利益相关者。  

以上是有效、高效地管理利益相关者的一些最佳技巧。   


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