如何进行一个有效的Sprint回顾会议?

2020-11-23 10:00:00
Jory MacKay
翻译:
planio
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在本指南中,我们将介绍什么是Sprint回顾会议、何时进行、如何进行回顾,然后介绍一些成功进行回顾会议的最佳实践与建议。

一、什么是Sprint回顾会议?

官方的Scrum指南将Sprint回顾会议描述为:
在Sprint结束时召开的会议,会上Scrum团队可以自我反思,并制定关于系统、流程及工作流的改进计划。

简单来说,就是开发团队要讨论在刚刚结束的Sprint中,有哪些任务是顺利进行的,有哪些遇到了阻碍,以及未来要如何改进。在Sprint回顾会议中,组织者(很可能是Scrum Master)鼓励成员之间的交流,并记录总结会议产出。
会议中,团队可能会讨论:
  • Sprint期间发生的具体事件——好的、不好的
  • 对每日Scrum等流程的改进
  • 改变内部沟通或与利益相关者沟通的方式
  • 其他人认为有改进机会的地方
每个Sprint都是一次学习、成长和改进流程的机会,团队可以使整个流程形式化,促进会议产出的落地,在整个团队中积极推动变革。

二、Sprint回顾会议什么时候举行?

顾名思义,Sprint回顾会议发生在当前Sprint的最后,通常在Sprint评审会议后和下一次Sprint计划会议之前。

如果你对Sprint评审会议和Sprint回顾会议之间的区别不清楚,这里有一个简单的方法来区分它们:
  • Sprint评审相当于用户验收测试。在评审期间,项目团队向产品所有者演示可交付成果,产品所有者根据验收标准进行评审。
  • Sprint回顾会议更接近于项目的事后分析,在此过程中,整个团队对这一Sprint进行回溯,检查他们的过程和工作流。
换句话说,Sprint评审会议是关于产品的,而回顾会议是关于过程的。

三、Sprint回顾会议需要多长时间?

虽然目前没有关于Sprint回顾会议应持续多长时间的既定规则,但像所有敏捷仪式一样,Sprint回顾会议也需要有一定的时间限制。

按以前的经验,Sprint回顾会议最好每周不超过45分钟。这就意味着Sprint时间长度为一个星期时,需要一个最多45分钟的Sprint回顾会议,而Sprint时间长度为一个月时,则需要长达3个小时的Sprint回顾会议。

Sprint长度
回顾会议的限制时长
1周
45分钟
2周
90分钟
3周
135分钟
4周
180分钟

此外,Sprint回顾会议的时长受很多因素的影响,比如: 参与人员工作模式团队磨合度等。下面的例子会帮助你决定最适合自己团队的方式。

四、参加Sprint回顾会议的成员有哪些?

Sprint回顾会议的重点是找出团队在未来可能改进的所有方法,所以有不同的声音是很重要的。Sprint回顾会议应该包括产品负责人、Scrum Master、开发团队成员,还有可能包括利益相关者。

五、在Sprint回顾会议中有哪些需要注意的危险信号?

任何完整的团队会议都有偏离轨道的风险。但当团队开始谈论失败、错误或需要改进的地方时,这种风险就会增大。

在你进行Sprint回顾会议时,一定要注意这些危险信号:
  • 不要让团队成员觉得这个会议是针对他们的:这些会议需要给足成员们安全感。一定要表达大家提出的合理意见会被采纳,并付诸实际,否则在会议中得不到有效产出。
  • 确保回顾会议中的意见能够得到及时跟进并转化为实际行动:回顾会议的目标是促进持续改进,而不是一味地发泄不满和抱怨。
  • 注意环境(比如,你的团队是否处于“紧急状态”?):如果你的团队正面临着任务的截止日期,他们将很难专心进行回顾。

六、改变会议流程,有效化Sprint回顾会议的5个步骤

1. 准备好大纲

每个会议都需要有个流程或大纲,Sprint回顾会议也不例外。
在会议开始之前,提前准备和收集会议需要的工具。至少,需要回顾一下上次Sprint回顾会议所记录的问题以及这个Sprint中的行动,问自己几个问题:
  • 这些已经记录的问题又一次发生了吗?
  • 团队有根据上一次的问题做出改变吗?
  • 你得到你所期望的深度洞察力了吗?如果没有,需要问什么问题来促使团队更加自省?
  • 怎样才能深入挖掘并找到真正的解决方案呢?
接下来,就需要准备进行Sprint回顾会议所需的工具了:
  • 会场:确保空间足够大;
  • 白板:做记录;
  • 便利贴:标记成员想法、意见;
  • 计时器:控制会议时间;
  • 目管理工具:如禅道,将其转化为可执行的任务。

2. 确定会议时间及议程

每一次成功的会议都需要有合理的议程设置,使出席的成员提前对会议议程达成共识。会议议程需要包括:会议要讨论的内容、会议主持以及理想的日程安排。此外,在会议开始之前,还需要花费几分钟的时间汇总一下这一Sprint做了什么,这一步骤非常重要,因为这可以帮助与会人员简单、快速地回顾工作。

下面是一个45分钟的Sprint回顾会议的议程示例:
  • 开始(5分钟):设定阶段,讨论前一个Sprint的目标和结果。
  • 进展顺利的地方(10分钟):给每个人时间来谈论Sprint中做得好的地方。
  • 需要改进的地方(10-15分钟):讨论需要改进的地方。
  • 改进方法(10分钟):团队能做些什么来改善或解决这些刚刚发现的问题。
  • 束(5-10分钟):留出一点时间来感谢每个人,处理后续的事项,例如:谁该负责这些事项,以及何时完成这些事项。

3.在Sprint回顾会议开始之前:建立一套基本规则

在Sprint回顾会议开始之前,告知与会人员参会的一些基本规则,例如:
  • 这是一个积极的仪式:不论上一个Sprint是怎么结束的,都要确保每个人都知道回顾会议的重点是团队和过程的持续改进,不要推卸责任。
  • 不要个人化: 项目管理是关于人的,但Sprint回顾会议是关于过程的。要确保每个人都知道他们批评的是工作流程、情况和系统,而不是其他队友的个人行为。
  • 每个人都有发言机会,也不会被随意打断:尊重议程,请每个人以开放的心态倾听。

4. 在会议中:讨论一下哪些是有效的,哪些可以做得更好,以及接下来的改进方法

运行Scrum回顾会议的最好方法,是不断地向大家进行提问。会议问题的选择也需要做出斟酌:不要停留在表面,而是要深入到具体细节中,比如:不只问我们要做出哪些改变,还要问:是什么动机促使我们要这样做?什么技能或知识能够帮助Sprint取得成功?我们在哪些方面应该做得更好?怎么样促进团队合作精神?

除此之外,还要给每个团队成员发言的机会,让他们有机会说出自己的想法,然后把汇总出来的信息贴在白板上(还可以用不同颜色的贴纸来回答不同的问题)。
项目管理是关于人的。但是Sprint回顾会议是关于过程的。确保每个人都知道他们在批评过程,而不是其他队友的个人行为。

最后,关注你可以采取的后续步骤来改进和解决这些问题。这些解决方案需要紧紧聚焦于可执行的任务。当参会成员提出他们的想法时,尽可能地让他们把想法具体化,这样他们的想法就有很大几率可以转化为行动了。

一旦会上产生了一些解决方案,就要明确这个解决方案的交付价值及交付时间,确保在会议结束后,产出一个确定的行动计划。记住,这并不容易。但一旦会议成功,将带给个人和团队巨大的改善和提升。

5. 在Sprint回顾会议之后,记录讨论的内容并更新产品待办事项列表

团队会议是耗费成员时间的行为。如果你不能看到切实的会议产出,就没有必要让每个人都离开工作岗位去参加这个会议。
在Sprint回顾会议结束后,整理出待办事项列表。然后,给它们确定优先级和截止日期,把它们与团队下一个Sprint联系起来,并分配给相关的团队成员。这不仅能确保会议产出得到落地,还能为大家提供每个Sprint回顾会议的记录,更方便下一个迭代结束前回顾。

以上就是Sprint回顾会议的5个步骤,按照这个框架,去创建属于你们自己的流程吧。相信我,它会带给团队无法用衡量的巨大财富。
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