看板快速启动指南

2022-03-07 15:51:13
佘若兰
原创
2529
一、看板的前世今生

刚开始接触看板的人,大多会将“看板”简单理解为一块可以看见的板子,这是初次接触看板的人都会产生的误解。在启动看板之前,需要先厘清看板的前生今世,如此才能更好地使用看板。


Kanban源自日文,翻译为“信号板”。在丰田,它意思是“信号卡”,是用来跟踪和控制工作的记录卡。翻译为中文是“看板”,意为“看着这块板子”,也指代每日站会。由于这3个意思对看板方法都至关重要,所以kanban是一个切合的、又包含多种含义的名称。


20世纪50年代,丰田从美国超级市场的运营模式中受到启发,开始试点推行超级市场的后工序引取方式,随后丰田发明了更为有效的生产管理系统——精益。在这一过程中,丰田从精益制造中发明了一个工具——看板。随后的几年里,靠着这套看板方法,丰田生产效能大幅提升,并斩获世界范围的多个大奖,直到1973年,由于世界性石油危机使得世界各国开始认识到看板方法。如今也已经逐渐被世界各国的许多行业中的众多企业所应用。


二、看板的四个基本原则

在启动看板之前,我们要先了解看板基本原则,如此才能更好地实施看板。

1、可视化

视觉所呈现的事物永远是最直观有效的。看板就好比红绿灯,何时启动、何时减速、何时停止,可有效控制数量和秩序,保证交通的正常运行。

2、限制在制品(WIP)

限制每个步骤能容纳的最多工作项(记录卡)数量。
3、管理流程
流程是团队协作的基础,看板流程需要定义上下游的衔接过程,规定上下游的完成规则,并且可以通过流程看到WIP的流转过程,看板可以帮助团队分析并调整以改善流程,从而减少完成每项工作所需的时间。
4、建立反馈机制
建立反馈,能帮助团队实施各种反馈循环-检查看板工作流程中的阶段,指标和报告以及一系列可视化提示,为团队提供系统中工作进度(或缺乏工作进度)的持续反馈。

三、看板快速启动指南

这里为大家梳理整理了几点快速启动看板的方法,以禅道为例,同理也可直接使用在物理看板中: 


1、记录团队的例行工作

团队成员会有很多不同类型的工作,但首要先记录好一些例行工作,比如查找、评估和修复缺陷与运维问题;跟踪反馈;对产品和基础设施进行改进等等。虽然所有工作都很重要,但看板方法主要关注最本质的一项:对产品和基础设施进行改进。大家可以先 从“分析”“实施”“验证”和“交付”这一流程逐一列出团队的工作项 这里不建议使用复杂过程,因为这会导致要用更多的步骤来实施或验证工作项。分享两个 工作步骤的简洁性准则:

  • 只包含涉及自己团队的步骤。不考虑工作项交给团队之前的步骤或移交给客户、合作伙伴之后的步骤。
  • 如果连续两个步骤由同一个人完成,那就合并为一个步骤。
2、布置物理看板墙和虚拟看板

记录完团队例行的工作步骤后,将这些步骤呈现在看板上,成员使用展示板来可视化进度。展示板左侧要有“待办事项”区域,其余步骤都由两列组成。以禅道的研发看板功能为例。

左侧是“Backlog(需要做的任务)”,“准备好”“开发”“测试”“已验收”“已发布”和“已关闭”七个看板列,其中开发列和测试列都划分了2个看板子列:“进行中”和“完成”。团队只需要按照已经分解好的工作项,逐一对应到禅道的看板中即可。也可以对看板按实际需求修改;物理看板的操作方法同理,这里就不过多介绍了。


3、限制在制品数量(WIP)

通过限制在制品数量能减少团队中的混乱。需注意,限制的数量是每个步骤的卡片总和,比如研发列的总和为10,那么“进行中”和“完成”的总和也一定等于10。禅道看板会在设置中给予提示:

如何设置WIP?最简单的方法,由团队人数导出。根据团队的人数,乘以合理的并行系数(最慢步骤,也就是团队中完成最少的任务数),得出初始的限制值。这一方法相对简单,而且有事实依据,更容易被团队所接受。在禅道中当列计数超过限制时,列计数会显示为红色,提示团队需要做出调整。限制在制品的重要作用:

  • 限制了因优先级变化、需求变更或设计改动而产生的工作量,能让团队几乎没有损失的快速响应;
  • 限制工作的流速,使其与最慢的步骤相匹配,调整其他步骤来与之匹配,可以获得最高的效率和生产率。

4、定义完成规则

看板是拉动式的管理,所以在进入下一个看板列之前要先满足“拉动条件”。当工作项满足某些规则(一定是要明确的),才能从每个步骤中的“进行中”列移动到“完成”列。


比如,“开发”列进入“测试”列,需要完成代码、进行注释并针对当前版本运行;已审阅代码统计,满足团队标准;无错误生成等等规则,才能进入测试阶段。整个完成规则可以让团队一起来定义,这样能与最慢步骤相匹配,也能更好更快地完成项目。


5、召开每日站会
通过每日站会,建立反馈循环,同步团队成员之间的任务情况,这也符合敏捷的管理原则。要重点关注阻碍工作的问题,项目经理询问是否有人需要帮助(站会里唯一要询问的问题),项目经理整理提出的问题,会后找出解决方案,即时调整和优化项目情况。

此外还有三点小提示:

  • 可根据需要, 设置加急通道。应对紧急事件的加塞,保证整个看板正常进行。
  • 可根据需要, 调整在制品限制和完成规则。确保工作在展示板上顺利流动,最后高质量完成项目。
  • 看板是随时变动的,不用花太多时间让看板看起来美观。

四、结语
看板简单易操作,团队能通过看板随时掌握进度、发现问题并解决问题,但看板不只是一块能看见的简单的板子,而是一套系统的、科学的、理论的知识方法,掌握看板,能帮助组织有效按时、按预算为客户提供高质量的价值。
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